Расходный ордер

Каждая организация, которая имеет дело с товарооборотом или осуществляет деятельность в сфере услуг, должна вести отчетную документацию по финансовым средствам. Выдать наличные из кассового аппарата без сопроводительной бумаги нельзя, обязательно нужно составить документ, который называется расходным ордером. В нем указываются причины извлечения финансов из кассового аппарата. Использовать данную бумагу должна и такая организация, как шиномонтаж.

Договор можно скачать внизу, нажав на кнопку «Скачать»

Когда нужен расходный ордер?

Разводный кассовый ордер необходим, когда деньги выдаются на руки, а именно:

• В случае выдачи выручки в банк для перевода их на расчетный счёт. В бланке документа есть строка «Основание», где нужно указать причину выдачи финансов;
• Когда деньги выдаются под отчет. В этом случае их может получить сотрудник компании, который осуществляет трату наличных на благо компании. Для этого он должен составить заявление и указать сумму, а также промежуток времени, на который он ее берет;
• Когда денежные средства выдаются работнику предприятия на руки. Это могут быть командировочные или материальная помощь. В графе «основание» это можно записать, как выдачу средств на личные нужды;
• Когда деньги нужны на траты для предприятия, например покупку товаров или оплату предоставляемых услуг.

Кроме того, что должна указываться причина выдачи наличных, важно правильно заполнить документ по шаблону.

Как оформить расходный ордер?

Расходный ордер оформляется руководителем организации или ее главным бухгалтером. При их отсутствии данная обязанность возлагается на обычного бухгалтера или кассира. Такой человек назначается по согласованию начальства или главного бухгалтера, а также составляется распорядительная бумага.

Подписывать кассовый чек в первую очередь должен руководитель. Если он отсутствует, то главный бухгалтер или бухгалтер, а также кассир при отсутствии всех троих. Если руководитель проводит кассовые операции самостоятельно и составляет касающуюся документацию, то подписывать бумаги должен только он.

Заполнять кассовый ордер можно письменно, на обычном листе формата А4, либо с помощью персонального компьютера и других электронных носителей, предназначенных для данной цели. Оформляться документ должен в день выдачи денег, не раньше, и не позже.

Помимо этих основных правил, есть и порядок заполнения документов и установленный законодательством образец.

Какая информация должна прописываться в документе

Законодательством установлен определенный перечень информации, которая должна отражаться в отчётной документации:

• Полное название компании и правовая форма;
• Код ОКПО при наличии;
• Название подразделения (если есть);
• Номер документа;
• Дата создания ордера;
• Код подразделения, составлявшей документ (если такой имеется);
• Номер счета, по которому выдавались денежные средства согласно плану главного бухгалтера;
• При наличии код аналитического учёта;
• Номер бухсчета, по которому проходит выдача денег;
• Общая сумма денежных средств;
• Код целевого назначения;
• Информация о работнике, который получает деньги (ФИО в дательном падеже);
• Основание для выдачи денег;
• Сумма финансов в рублях и копейках;
• Список документов, которые послужили основанием для проведения данной операции;
• Информация об организации и ее руководителе, а также подпись и расшифровка;
• Подпись и расшифровка сотрудника, получившего деньги;
• Подпись и расшифровка кассира, который выдал деньги.

Готовый ордер со всеми данными и собранными подписями необходимо оставить в кассе организации для подтверждения всех операций.

Заполнить расходный ордер быстро и по всем правилам можно с помощью функции автоматического заполнения документов в программе Шиномонтаж TireFitting.

Автоматизация учета Шиномонтажа позволит в разы сократить ваше время!

Скачать образец